در دنیای امروز تجارت، هوش تجاری (BI) به مبنای مهمی برای تصمیم‌سازی‌ها تبدیل شده است. سازمان‌ها، به‌دنبال ارتقا توانایی تجزیه‌وتحلیل داده، تفسیر الگوها و بصری‌سازی اطلاعات هستند. در این راستا، یکی از روش‌های محبوب که به‌وفور استفاده می‌شود راهبرد تحلیل داده و پیاده سازی هوش تجاری در اکسل خواهد بود که به‌دلایل زیادی موردتوجه قرار دارد. آسانی در دسترسی به نرم‌افزار، انعطاف‌پذیری و قدرت در کلیه مراحل جمع‌آوری، تحلیل و مصورسازی داده و تسلط و آشنایی کاربران بر این نرم‌افزار از دلایل این محبوبیت است.
تعریف هوش تجاری
هوش تجاری (Business Intelligence) فرایند تجزیه‌وتحلیل داده و مصورسازی نتایج آن برای ارائه یک دید تجاری به مدیران و تصمیم‌گیرندگان یک سازمان یا شرکت است. این فرایند چند گام دارد. ابتدا، اهداف کسب‌وکار و سپس ساختار و منابع داده مشخص می‌شوند. در مرحله جمع‌آوری داده، انتقال اطلاعات از منابع مختلف به سامانه هوش تجاری در اکسل انجام می‌گیرد و بعد از آن پاک‌سازی و بارگذاری داده (ETL) رخ می‌دهد. طراحی داشبوردها بر اساس نیازها و اهداف باید صورت پذیرد. پس از آن، تحلیل‌های هوش تجاری با استفاده از الگوریتم‌ها اجرا و الگوها مورد شناسایی قرار می‌گیرند.
آزمایش این فرایند، آموزش و پشتیبانی و دریافت بازخورد از کاربران نیز پس از پیاده‌سازی انجام می‌شود تا به بهبود تصمیم‌ها و عملکرد کسب‌وکار بی انجامد.
ابزارهای هوش تجاری و مزایا
امروزه ده‌ها ابزار برای پیاده‌سازی هوش تجاری و اکسل در دسترس است. ما در اینجا بیشتر به بررسی هوش تجاری در اکسل می‌پردازیم. اما معروف‌ترین آنها عبارتند از:
- SAS visual Analytics: قابلیت ایجاد گزارش‌های تعاملی و داشبوردهای پویا از پایگاه‌های بزرگ‌داده رابطه‌ای را دارد.
- Microsoft Power BI: توانایی تولید گزارش‌های خاص و داشبوردهای پویا و امکانات متنوع در دسترسی به آنها از راه دور را دارد.
- Microsoft Excel: ساده و انعطاف‌پذیر خواهد بود. قابلیت ادغام و همکاری با سایر محصولات نرم‌افزاری را دارد. با امکانات هوش تجاری در اکسل توانایی ایجاد انواع نمودارها و گزارش‌های پویا مهیا است.
- actiTIME: قادر به تولید نمودارها و گزارش‌های مناسب کسب‌وکارها برای ردیابی زمان و مدیریت کارها خواهد بود.
- Oracle BI: توانایی تولید گزارش‌های استراتژیک برای تصمیم‌گیری‌های کلان از BigData را دارد.
- Tableau: متخصص در تولید داشبوردهای تعاملی و ایجاد گرافیک‌های زیبا و اثرگذار برای نمایش داده است.
دیگر ابزارهای هوش تجاری
- Looker: قابلیت تولید گزارش‌های پویا، بلادرنگ را دارد و متخصص در تجسم داده محسوب می‌شود.
- Sisense: توانایی ایجاد گزارش‌ها کاربردی تعاملی و مبتنی بر شهود هوش مصنوعی با گرافیک بالا و خیره‌کننده را دارد.
- Birst: قادر به ایجاد گزارش‌های تحلیلی و بلادرنگ باتوجه‌به نیازهای کسب‌وکار و بهره‌گیری از فناوری ابری است.
- Qlik: گزارش‌های تحلیلی با دید ۳۶۰ درجه به داده از طریق یکپارچه‌سازی داده از منابع مختلف را ممکن می‌کند.
در دنیای Business Intelligence، پیاده‌سازی هوش تجاری در اکسل به‌عنوان یک راهکار راحت و سریع برای انجام پروژه‌های BI یک راهکار شناخته شده خواهد بود. اگرچه اکسل امکانات پیشرفته پلتفرم‌ها یا نرم‌افزارها حرفه‌ای هوش تجاری را ندارد. بااین‌حال، این ابزار همه‌فن‌حریف به‌طور گسترده‌ای در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط برای تجزیه‌وتحلیل و مصورسازی داده مورداستفاده قرار می‌گیرد.
ویژگی‌های هوش تجاری در اکسل
Microsoft Excel ویژگی‌هایی متنوع و بنیادینی دارد که برای پیاده‌سازی BI در مقیاس کوچک و گاه متوسط مورداستفاده قرار می‌گیرند.
- جدول‌های محوری (Pivot Tables): به خلاصه‌سازی و تجزیه‌وتحلیل داده و ایجاد گزارش‌ها کمک می‌کند.
- نمودارها و گرافیک‌ها (Charts): ابزارهای گرافیکی مانند نمودارها برای تجسم داده و نمایش الگوها استفاده می‌شوند.
- فرمول‌ها، توابع، امکانات برنامه‌نویسی (Formulas, Macros, VBA, DAX): قابلیت عملکردهای پیشرفته و امکان انجام محاسبات خودکار و پیچیده را فراهم می‌سازند.
- صفحات چندگانه (Worksheets): امکان استفاده از صفحات چندگانه در یک فایل اکسل، امکان سازماندهی و تجزیه‌وتحلیل داده را بهبود می‌بخشد.
- فیلترها: اکسل امکان استفاده از فیلترها را برای محدودکردن داده‌های نمایش‌داده‌شده در گزارش‌ها فراهم می‌سازد.
- مدیریت سلول‌ها و قالب‌بندی: قابلیت مدیریت و قالب‌بندی سلول‌ها، جداول و نمودارها به کاربر این امکان را می‌دهد تا گزارش‌ها را زیبا و قابل‌فهم کند.
- مدیریت حقوق دسترسی: امکانات محدودی نیز برای مدیریت حقوق دسترسی به داده و فایل‌های اکسل وجود دارد.
- امکانات Power Query و Power Pivot: مایکروسافت اکسل ۲۰۱۳ و نسخه‌های بالاتر دارای این امکانات جدید هستند که قابلیت‌های پیشرفته‌تر و کامل‌تری برای پیاده‌سازی هوش تجاری در اکسل در اختیار کاربران قرار می‌دهند تا تجربه‌ای لذت بخش از خودکفایی در تولید گزارشات تجاری (Self service anlytics) داشته باشند.
نرم‌افزارهایی که از هوش تجاری در اکسل بهره می‌برند
درون این نرم‌افزارها از ویژگی‌ها و امکانات مایکروسافت اکسل برای ساده‌سازی مراحل منتهی به تولید گزارش‌های تصمیم‌ساز تجاری و ویرایش آنها استفاده می‌شود. با این‌کار، کاربران می‌توانند به‌جای اینکه با فرمت‌کردن داده و روش‌های پیچیده کار با داده سروکار داشته باشند، زمان بیشتری را صرف تجزیه‌وتحلیل و تفسیر اطلاعات کنند.
این ابزارها، اشتراک‌گذاری، مشاهده، جستجو و به‌روزرسانی داده را در پنجره‌های مشابه Workbookهای اکسل امکان‌پذیر خواهند کرد. به‌طور خلاصه استفاده سایر نرم‌افزارها از هوش تجاری در اکسل و ادغام آن درون محیط کاربریشان با این نیت است که از Microsoft Excel به‌عنوان پلتفرم نهایی تولید نتیجه برای BI بهره‌برداری کنند تا از مزایای فنی و حتی هزینه کرد برای آموزش‌های پیچیده و مداوم به کاربران نیز بی‌نیاز باشند.
از نتایج این ادغام نرم‌افزاری می‌توان به خودکارسازی فرایندها و جمع‌آوری داده (Automation) و ایجاد داشبوردهای تعاملی و بلادرنگ (RealTime and Interactive) اشاره کرد. امکانات تحلیل خودکفا (Power query,Power View) برای کسانی که دانش برنامه‌نویسی ندارند یک راهکار بسیار حیاتی است. تحلیل داده از طریق نمودارها و در نهایت هم باید گفت که قابلیت ارتباط Excel با سایر ابزارهای BI بر سهولت استفاده و مقرون‌به‌صرفه بودن نرم‌افزارهای مبتنی بر اکسل می‌افزاید.
بهترین ابزارهای مبتنی بر هوش تجاری در اکسل
این ابزارها امکانات تجزیه‌وتحلیل self service را به شما می‌دهند. در نتیجه امکان تصمیم‌گیری به‌موقع و کارآمد را بدون نیاز به تخصص خاص یا اتلاف زمان فراهم می‌سازند. به‌همین دلیل فرصت‌های کسب سود از منافع تحلیل داده را به شما تقدیم خواهند کرد. برخی از معروف‌ترین ابزار مبتنی بر اکسل، به عبارت بهتر دارای امکانات اکسل، عبارتند از:
- SQL Server Reporting Services
- Spreadsheet Server
- Maxene Reporter
- Clear Analytics
- Reports Wand
- OfficeReports
- XLReporting
- BI360 Suite
- True Sky
- Vena
- SIFT
این ابزارها متخصص یک یا چند تیپ کاری هستند و قبل از اقدام به تهیه و بهره‌برداری باید مورد بررسی تخصصی قرار گیرند.
جمع‌بندی
در دنیای امروز، هوش تجاری به یک نقطه اتکای مهم در تصمیم‌گیری‌های حوزه تجارت تبدیل شده است و هوش تجاری در اکسل به‌عنوان یکی از راهبردهای گسترده و محبوب برای پیاده‌سازی موثر و مقرون‌به‌صرفه در این سیستم‌ها شناخته می‌شود. چرا که اکسل به دلیل آسانی دسترسی، انعطاف‌پذیری، شهرت، توانایی در تجزیه‌وتحلیل داده و تولید گزارش‌های متنوع یک ابزار ساده اما همه‌فن‌حریف است.
