قالب‌های آماده‌ی یک داشبورد مدیریتی اکسل در دنیای امروز که داده‌ها پایه‌ی اصلی تصمیم‌گیری هستند و اطلاعات به عنوان با ارزش‌ترین دارایی به شمار می‌رود، در دسترس‌ترین و راحت‌ترین ابراز برای دریافت بینش و گزارش‌های به موقع، گویا و دقیق است.
داشبورد مدیریتی اکسل چیست؟
داشبورد مدیریتی اکسل یک نمای کلی مختصر از مهمترین شاخص‌های عملکرد کلیدی ارائه می‌دهد. استفاده از داشبورد KPI در اکسل به‌عنوان یک ابزار کسب و کاری، چشم‌انداز جامعی از عملیات کسب‌وکار شما فراهم می‌کند و تصمیم‌گیری سریع بر اساس داده‌ها را تسهیل می‌کند. انواع مختلفی از قالب‌های داشبورد مدیریتی اکسل موجود است، از جمله:
- داشبوردهای استراتژیک:
این داشبوردها برای تسهیل اقدامات و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک استفاده می‌شوند. این امر با نظارت سیستماتیک معیارهای عملکرد مرتبط با شاخص‌های کلیدی، افزایش درک و کمک به فرآیندهای تصمیم گیری آگاهانه به دست می‌آید.
- داشبوردهای تحلیلی:
داشبوردهای تحلیلی به طور خاص برای تسهیل مقایسه داده‌های تاریخی طراحی شده‌اند و امکان شناسایی روندهای صعودی و نزولی در طول زمان فراهم را می‌کنند. با توجه به اینکه داشبوردهای تحلیلی دارای دسترسی‌های سلسه‌مراتبی و Pivot Table هستند، برای استفاده تعاملی مناسب هستند و به کاربران اجازه می‌دهند تا برای تجزیه و تحلیل دقیق‌تر در داده‌ها عمیق‌تر شوند.
- داشبوردهای عملیاتی:
داشبوردهای عملیاتی معیارهای روزانه را برای ارائه یک نمای کلی سریع از عملکرد روزانه کسب‌وکار شما ارائه می‌دهند.
دانلود قالب آماده داشبورد مدیرتی اکسل – KPI
مزایای استفاده از داشبورد اکسل
یک داشبورد مدیریتی اکسل به‌عنوان شکلی از ابزار مدیریت اطلاعات عمل می‌کند و به شما امکان می‌دهد موارد زیر را بصورت مصورسازی شده ردیابی، تجزیه و تحلیل و ارائه کنید:
- شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)
- نقاط داده و معیارهای مهمی که سلامت کلی کسب‌وکار شما، بخش‌های مختلف آن یا فرآیندهای خاص را بررسی می‌کنند.
داشبورد عملکرد اکسل خلاصه‌ای مختصر و یک صفحه‌ای است که تجزیه و تحلیل اطلاعات را در بر می‌گیرد و به عنوان یک نمای کلی از سیستم کسب‌وکار شما عمل می‌کند. این اسناد به دلیل ماهیت کاربرپسند، به راحتی قابل خواندن و درک هستند. استفاده از داشبورد KPI در اکسل برای بررسی دقیق جزئیات و ارزیابی وضعیت عملیاتی فرصتی قابل توجه برای افزایش کارایی کسب‌وکار شما است.
استفاده از این ابزار همچنین شما را قادر می‌سازد تا به فرصت‌ها و چالش‌ها به سرعت پاسخ دهید. برخی از مزایای استفاده از این ابزار عبارتند از:
قابلیت شخصی‌سازی دارد
این داشبوردها قابل تنظیم بوده و در عین داشتن قابلیت شخصی‌سازی شدن، انعطاف پذیری را برای تنظیم آنها بر اساس انتظارات و ترجیحات کاربر ارائه می‌دهند. هر داشبورد در سطوح مختلف تصمیم می‌تواند شخصی‌سازی شود تا مرتبط‌ترین و ارزشمندترین اطلاعات را به نمایش بگذارد. این سفارشی‌سازی تضمین می‌کند که افراد می‌توانند به سطح جزئیات مورد نیاز برای انجام وظایف خود و دستیابی موثر به اهداف کسب‌وکار دسترسی داشته باشند.
جامع است
در دوران قبل از داشبوردها، اغلب زمان زیادی به بررسی و تجزیه و تحلیل گزارش‌ها قبل از رسیدن به تصمیم یا نتیجه‌گیری نهایی اختصاص داده می‌شد. با این حال، با معرفی داشبوردها، اکنون می‌توانید به سرعت گزارش وضعیت کلی و اطلاعات لازم را در یک نگاه بدست آورد.
جزئیات زیادی را ارائه می‌دهد
استفاده از داشبورد به معنای دسترسی به جزئیات محدود نیست. در عوض، این ابزارها با اجازه دادن به شما برای انتخاب اشیا یا متغیرهای خاص، عمیق‌تر در اطلاعات کاوش می‌کنند و توانایی تمرکز ویژه بر روی شی یا متغیر انتخابی را در صورت نیاز ارائه می‌دهند.
داده‌ها را مصورسازی می‌کند
استفاده از داشبوردها نیازی به آموزش گسترده یا پیچیده ندارد زیرا آنها ذاتا ماهیت شهودی برای کاربران دارند که این امر استفاده از آنها را راحت‌تر می‌کند. طراحی گرافیکی، ناوبری روان و آسان در سراسر فایل را تسهیل می‌کند و به تعاملات کاربر پسند کمک می‌کند.
در دستگاه های تلفن همراه قابل دسترسی است
اکثر نرم افزارهای داشبورد به نحوی برنامه‌ریزی و طراحی شده‌اند که با هر دستگاه تلفن همراه سازگار باشد. هدف اصلی پشت این کار این است که بدون توجه به موقعیت مکانی شما به دقیق‌رین اطلاعات دسترسی داشته باشید.
بیشتر بخوانید: شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟
آماده شدن برای ساخت داشبورد اکسل مدیریتی شما
آماده شدن برای ایجاد یک داشبورد مدیریتی اکسل می‌تواند یک فرآیند هیجان‌انگیز باشد، قبل از ایجاد الگوی گزارش داشبورد خود، ضروری است که مقدمات زیر را در نظر بگیرید:
با نحوه وارد کردن داده‌ها به اکسل آشنا شوید
تسلط بر مهارت وارد کردن داده‌ها به اکسل پیش‌نیاز قبل از ایجاد یک قالب داشبورد فروش یا مدیریت پروژه است. درک نحوه وارد کردن داده‌های خود به اکسل بسیار مهم است و روش‌های متنوعی در دسترس است که هر کدام بسته به مکان فعلی داده‌های شما سطوح پیچیدگی متفاوتی دارند. برای شناسایی مناسب‌ترین و مؤثرترین روش برای وارد کردن مجموعه داده خاص خود، تحقیقات کاملی انجام دهید.
داده های خود را مرتب کنید
اطمینان حاصل کنید که داده های شما به خوبی سازماندهی شده و مرتب‌شده هستند. در اکسل، بسیار مهم است که هر بخش از اطلاعات در سلول خودش قرار گیرد. اگر صفحه‌گسترده موجود شما به هم ریخته است، برای مربت کردن آن وقت بگذارید.
اطلاعات را در ستون‌ها و ردیف‌های مناسب سازماندهی کنید. در طول این فرآیند، داده‌ها را به دقت تجزیه و تحلیل و بررسی کنید تا هرگونه اشتباه یا غلط املایی وجود داشته باشد. همچنین زمان مناسبی برای شناسایی و حذف اطلاعات تکراری است.
برای استفاده موثر از ویژگی‌های داشبورد، ضروری است که هر ردیف از داده‌ها منحصر به فرد باشد تا از تکرار جلوگیری شود. یک روش راحت برای شناسایی و حذف موارد تکراری در اکسل، انتخاب کل مجموعه داده و استفاده از دکمه “حذف موارد تکراری” است.
قبل از ادامه، توصیه می‌شود یک کپی از مجموعه داده‌های اصلی خود را در مکانی جداگانه ذخیره کنید. این اقدام احتیاطی به شما امکان می‌دهد در صورت بروز هر گونه اشتباه یا خطا در طول فرآیند، داده‌های اولیه خود را بازیابی کنید.
فایل خود را سازماندهی کنید
برای ساخت یک پروژه یا “قالب داشبورد فروش” اکسل، توصیه می‌شود داده‌های خود را در سه برگه مجزا در فایل اکسل خود سازماندهی کنید:
- برگه اول را به گونه‌ای نامگذاری کنید که به راحتی قابل تشخیص باشد، مانند “داده‌های خام” یا “داده”. این تب باید تمام داده‌های خام شما را در برگیرد.
- برگه دوم را به عنوان “داده‌های نمودار” نامگذاری کنید، که به عنوان ذخیره‌سازی برای داده‌ها در نمودارهای مختلف در داشبورد شما استفاده می‌شود.
- صفحه سوم باید “داشبورد” نام داشته باشد و در اینجا نمودارهای شما نمایش داده می‌شود. در ابتدای کار، دو برگه آخر می‌توانند خالی بمانند. تمرکز اصلی در این مرحله این است که مطمئن شوید فایل اکسل شما سازماندهی و آماده شده است.
الزامات مورد نیاز خود را شناسایی کنید
بعد از آشنایی با داشبوردهای مدیریتی اکسل، با گزینه‌های کاربردی زیادی مواجه خواهید شد. مجموعه انتخاب‌های شما می‌تواند بسیار زیاد باشد و بر اهمیت دقیق بودن در مورد هدف داشبورد اولیه شما تأکید می‌کند. درک واضح اینکه چرا داشبورد ایجاد می‌کنید به شما این امکان را می‌دهد که آن را دقیقاً مطابق با نیازهای خاص خود تنظیم کنید.
بیشتر بخوانید: اهمیت تعیین KPI یا شاخص کلیدی عملکرد
چگونه می‌توانم داشبورد اکسل بسازم؟
اکثر قالب‌های داشبورد اکسل شامل اجزای مختلفی مانند جداول، نمودارها و شاخص سنج‌ها هستند که ارائه موثر داده‌ها را تسهیل می‌کنند. یک “قالب گزارش داشبورد” همه کاره انواع داده‌های مختلف را برای اهداف و کسب‌وکاری متفاوت در حوزه مالی، بازاریابی یا سایر حوزه‌ها در خود جای می‌دهد.
انتخاب داشبورد KPI در اکسل زمانی که با حجم داده‌های گسترده سروکار دارید، به ویژه تحت محدودیت‌های زمانی، سودمند است. چه از ابتدا کار ساخت داشبورد را شروع کنید یا از یک قالب آماده استفاده کنید، ایجاد داشبوردها مستلزم در نظر گرفتن این مراحل اولیه است:
در مورد هدف اصلی داشبورد خود ایده‌پردازی کرده و استراتژی داشته باشید
فرآیند ایجاد داشبورد را با ایده‌پردازی و استراتژی هدف اصلی که باید در خدمت آن باشد، آغاز کنید. قبل از صرف زمان و تلاش برای توسعه کار خود، در نظر گرفتن انواع داده‌هایی که بیشترین ارتباط را دارند، در اولویت قرار دارد
یک استراتژی جامع که هدف اصلی داشبورد را مشخص می‌کند، داشته باشید. پس از آن، استراتژی‌های خاصی را برای دستیابی به این هدف اصلی تدوین کنید و از رویکردی متمرکز و مؤثر در طراحی و خلق محتوای داشبورد اطمینان حاصل کنید.
بهترین منبع داده خود را شناسایی کنید
پس از تعیین هدف، مرحله بعدی شامل تعیین دقیق‌ترین منبع داده برای ارائه داشبورد شما می‌شود. داده‌ها مؤلفه اصلی داشبورد شما هستند و سایر اجزای داشبورد به وسیله آنها هدایت می‌شوند. هدف ایجاد یک داشبورد به طور قابل توجهی بر ویژگی‌ها و نمایش بصری آن تأثیر می‌گذارد.
بسیار مهم است که اطمینان حاصل شود که داشبورد شما فقط جنبه‌های مربوط به داده‌های مربوط به فرآیند تصمیم‌گیری را در بر گیرد. طراحی بصری نیز تحت تأثیر گیرندگان اطلاعات است. در فرایند تولید، در نظر بگیرید که از خود سؤالات مشابهی مانند سوالات زیر بپرسید:
- مخاطبان شما چه ترجیحاتی دارند؟
- آیا مخاطبان هدف شما مصرف کنندگان، مدیران، مشتریان خارجی یا همکاران هستند؟
- مخاطبان شما چقدر زمان برای بررسی داشبورد در اختیار دارند؟
داشبورد خود را طراحی کنید
در طول ایده‌پردازی، توصیه می‌شود که به طور همزمان یک طرح کلی از عناصر مرتبطی که قصد دارید در طرح بگنجانید، ایجاد کنید. در این مرحله، تعیین می‌کنید که آیا یک قالب موجود را توسعه دهید یا از قالب‌های از پیش ساخته شده استفاده کنید، که می‌تواند راهی کارآمد برای صرفه‌جویی در منابع و زمان باشد.
اجزای اساسی قالب داشبورد مدیریتی اکسل شامل جداول ثابت، Pivot Tableها، اشیاء نمودارهای پویا و همچنین سایر ابزارهای غیر نموداری و ابزارک‌های اندازه‌گیری می‌شود. تخصیص فضا به هر یک از این عناصر نقش اساسی در تعیین خوانایی و ظاهر کلی داشبورد شما دارد. در طول فرآیند طراحی، از خود سؤالاتی بپرسید مانند:
- آیا داشبورد من پر از اجزا کوچک متعدد و شلوغ به نظر می‌رسد؟
- آیا همه این عناصر ضروری هستند یا می‌توان برخی از آنها را حذف کرد؟
- آیا ترکیب چند شی بزرگتر باعث افزایش سهولت و سرعت مطالعه اطلاعات می شود یا خیر؟
تمام عناصر مهمی را که قصد دارید در داشبورد خود بگنجانید، شناسایی کنید. این کار به شما امکان می‌دهد عناصر مشابه را دسته‌بندی کرده و آنها را در همان بخش سازماندهی کنید تا یک طراحی داشبورد منسجم‌تر و ساختار یافته‌تر داشته باشید.
علاوه بر این، رنگ پس‌زمینه داشبورد اکسل شما می‌تواند به میزان قابل توجهی بر خوانایی اطلاعات تأثیر بگذارد. یک رویکرد توصیه شده استفاده از کد رنگ ثابت برای اشیاء مشابه است که انسجام بصری کلی را افزایش می‌دهد.
این رویکرد دسترسی به اطلاعات روی داشبورد شما را افزایش می‌دهد و تجربه خواننده را ساده می‌کند. علاوه بر این، استفاده از رنگ‌ها به تمایز بین دسته‌های خاصی از عناصر کمک می‌کند و مقایسه آسان‌تر را برای مخاطب تسهیل می‌کند.
برای بهبود رابط کاربری داشبورد خود، سازی پانل‌های ناوبری را در نظر بگیرید. شما می‌توانید با گنجاندن برچسب‌ها در نمودارها، پیاده‌سازی پانل‌های ثابت، و یکپارچه‌سازی فهرست‌های کشویی برای به حداقل رساندن نیاز به پیمایش بیش از حد، به این مهم دست پیدا کنید.
