در دنیای کنونی، سازمان‌ها نیازمند داده‌های متنوعی هستند تا بتوانند رشد و توسعه خود را ادامه دهند. این داده‌ها را می‌توان در داشبوردهای تحلیلی یا گزارش‌ها بررسی کرد تا تصمیمات بهتری گرفته شود. اما بررسی تفاوت میان داشبورد هوش تجاری و گزارش بسیار مهم است. اگرچه بسیاری از سازمان‌ها احتمال دارد داشبورد و گزارش را به یکدیگر اشتباه بگیرند ولی مزایا و معایب هرکدام نباید نادیده گرفته شوند. درک این تفاوت‌ها می‌تواند کمک شایانی به انتخاب ابزار مناسب بر اساس نیازهای سازمان کند.
گزارش چیست؟
گزارش‌ها به عنوان اسناد ثابت حاوی اطلاعات متنی و جدولی، معمولا با تصاویری نظیر نمودارها تدارک دیده می‌شوند. این گزارش‌ها به‌منظور برجسته‌کردن اعداد خاص یا دسته‌های مهم داده‌ها طراحی می‌شوند و اغلب با سازماندهی دقیق داده‌های مرتبط، قابل ارائه هستند.
یکی از ویژگی‌های بارز گزارش هوش تجاری، تحویل دوره‌ای آنها به ذی‌نفعان مختلف است. این موضوع به معنای این است که اطلاعات در گزارش‌ها به‌صورت لایو و در لحظه نیستند، بلکه بر اساس یک زمان‌بندی مشخص تحویل داده می‌شوند.
یک نقطه قوت دیگر گزارش‌ها این است که سازنده امکان ساخت روایت‌های کامل و بهینه از داده‌ها را دارد. این امکان به او اختیار می‌دهد که داده‌ها را به شکل جامع و مناسبی توضیح دهد. به‌علاوه، گزارش‌ها داده‌ها را پیش از ارائه به دقت بررسی و مرتب سازی می‌کنند. این اجرای پیشینه و تحلیل دقیق از داده‌ها، اطمینان می‌دهد که اطلاعات ارائه‌شده به کاربران با کیفیت بالا و قابل اطمینان باشد.
برای کاربرانی که به داشبورد هوش تجاری یا ابزارهای تحلیلی مستقیم دسترسی ندارند، گزارش‌ها به‌عنوان منبع اصلی داده خدمت می‌کنند و امکان دریافت اطلاعات مهم و مرتبط را بدون نیاز به این ابزارها فراهم میسازند.
بیشتر بخوانید: داشبورد مدیریتی اکسل چیست؟ + دانلود قالب آماده داشبورد KPI در اکسل
داشبورد چیست؟
در مقایسه با گزارش‌ها، داشبوردها ابزارهای تجسم داده هستند که می‌توانند معیارها، داده‌ها و KPIهای کلیدی را نمایش دهند و به آنها سفارشی‌سازی و تنظیم کنند. این ابزارها به‌طور معمول پویا و زنده هستند، اطلاعات را به‌صورت زمان واقعی به‌روزرسانی می‌کنند و تغییرات را دقیقه به دقیقه نمایان میسازند.
انواع نمونه داشبورد مدیریتی می‌توانند به اندازه نیاز، گسترده یا محدود باشند و به سازمان‌ها اجازه دهند که چندین داشبورد خاص برای بهترین سازماندهی و تجزیه‌وتحلیل ایجاد کنند و از آنها بهره‌مند شوند. زمانی‌که داشبوردها به‌منظور مدیریت استفاده می‌شوند، با توسعه تجزیه‌وتحلیل، هر بخش از سازمان می‌تواند به داده‌های مرتبط خود دسترسی داشته باشد.
به‌علاوه، داشبوردها می‌توانند گسترده و جامع باشند یا بر روی جنبه‌های خاص‌تر در سازمان تمرکز کنند. برای مثال، بخش منابع انسانی ممکن است داشتن چندین داشبورد هوش تجاری خاص برای موارد مثل حقوق و دستمزد، پاداش و سایر عملکردها داشته باشد.
در عین‌حال، بخش بازاریابی احتمال دارد داشبوردهایی برای تبلیغات، ترافیک وب سایت و میانگین امتیاز را برای خود به‌کار گیرد.
داشبورد هوش تجاری بهتر است یا گزارش؟
تصمیم بین استفاده از داشبورد یا گزارش به شدت به نیازهای خاص شما در زمینه داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل آنها بستگی دارد. هر کدام از این ابزارها مزایای منحصربه‌فرد خود را دارند و انتخاب بین آنها باید با دقت و با توجه‌به موارد مختلف انجام شود.
دامنه آنها
یکی از اصلی‌ترین تفاوت‌ها بین داشبورد و گزارش، مربوط به دامنه آنها است. داشبوردها اجازه می‌دهند تا شامل تعداد نامحدودی از نقاط داده باشند و به‌راحتی بر روی جنبه‌های خاص سازمان تمرکز کنند. به‌عبارت دیگر، داشبوردها می‌توانند به سازمان امکان دهند تا داده‌های خود را به شکلی جامع و مطابق با نیازهای خاص سازماندهی کنند.
در مقابل، نمونه گزارش مدیریتی به‌عنوان یک واحد مجزا و معین اطلاعات را ارائه می‌دهند و احتمال دارد طولانی‌تر یا کوتاه‌تر از داشبوردها باشند. گزارش‌ها به‌طور معمول جزئیات بیشتری را در مورد یک موضوع خاص فراهم می‌کنند و معمولا یک بار ایجاد و ارائه می‌شوند.
نوع داده‌ها
یکی دیگر از نکات مهم در تفاوت داشبورد هوش تجاری و گزارش، نوع داده‌ها است. داشبوردها به‌منظور نمایش اطلاعات در زمان واقعی طراحی شده‌اند و به‌صورت دیجیتالی و با به‌روزرسانی متناوب داده‌ها نمایش داده می‌شوند. این ویژگی این ابزار را برای مواردی که به سرعت تغییر می‌کنند، مناسب می‌سازد.
به‌عنوان مثال، در حوزه بازاریابی که ترافیک وب سایت و نمودارهای دیگر به سرعت تغییر می‌کنند، داشبورد می‌تواند ابزار مناسبی باشد. گزارش‌ها به‌عنوان سندی ثابت ارائه می‌شوند، معمولا در قالب PDF یا فایل‌های دیگر هستند و یک بار تهیه و ارائه می‌شوند.
این مورد بهترین گزینه برای داده‌هایی است که به سرعت تغییر نمی‌کنند یا نیاز به گزارش یکباره دارند. بنابراین، انتخاب بین داشبورد هوش تجاری و گزارش باید بر اساس ماهیت داده‌ها، نیازهای سازمانی و هدف نهایی استفاده انجام شود. هرکدام از این ابزارها می‌تواند به شکل مناسبی در مواقع مختلف و موارد خاصی مورد استفاده قرار گیرد.
چه زمانی از داشبور و چه زمانی از گزارش استفاده کنیم؟
حالا که با تفاوت‌های موجود بین گزارش‌ها و داشبوردها آشنا هستید، تصمیم‌گیری در مورد این که کدام راهبرد را در هر سناریو انتخاب کنید، به‌نظر می‌رسد کار ساده‌ای باشد.
ارائه دیدگاه و تحلیل در سطح بالا برای یک سیستم پیچیده: داشبورد هوش تجاری
زمانی‌که تلاش می‌کنید برای ارائه دیدگاه و تحلیل در سطح بالا برای یک سیستم پیچیده، به‌ویژه برای مدیران اجرایی یا افراد رده بالا، داشبورد هوش تجاری بهترین گزینه است. این افراد اغلب با مسئولیت تصمیم‌گیری سریع روبرو هستند و داشبوردها به آنها امکان می‌دهند تا به سرعت به نتایج کلان دسترسی پیدا کنند.
ابزارهای تحقیقی موثری: داشبورد
داشبوردها همچنین ابزارهای تحقیقی مؤثری هستند و به‌همین دلیل برای هر فردی که در یک نقش تصمیم‌گیری یا موقعیت تشخیصی قرار دارد، بسیار کارآمد و مفید هستند.
نیاز به جزئیات و تحلیل عمیق‌تر: گزارش
اما برای همه موارد دیگر که نیاز به جزئیات و تحلیل عمیق‌تر دارند، گزارش احتمالا گزینه بهتر و مناسب‌تری است. گزارش‌ها امکان ارائه دقیق و جامع اطلاعات در مورد مسائل خاص و جزئیات مرتبط را فراهم می‌کنند که برای تصمیم‌گیری‌های متخصصانه و پیچیده بسیار حیاتی است.
بنابراین، توانایی انتخاب بین داشبورد و گزارش به نیازهای ویژه و متناسب با شرایط مختلف شما بستگی دارد. هرکدام از این ابزارها می‌تواند در جای خود برای رسیدن به اهداف شما موثر باشد.
جمع‌بندی
همان‌طور که مطالعه کردید، داشبورد هوش تجاری تفاوت بسیاری با گزارش دارد. گزارش معمولا برای بررسی عمیق‌تر اطلاعات است و داشبورد نیز بیشتر به ارائه دیدگاه و تحلیل وابسته است. با توجه به این موارد می‌توانید بهترین گزینه را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید و از مزایای آن بهره‌مند شوید.
